Brief là tóm tắt tác phẩm. Một cuộc họp giao ban tốt sẽ giúp nhà quản trị hiểu và biết mình phải làm gì để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Vậy Brief là gì? Viết Brief như thế nào để chuẩn và giúp người đọc hiểu rõ hơn. Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Brief là gì?
Tóm tắt, còn được gọi là Khách hàng (Client) để trợ giúp các dịch vụ tiếp thị đại lý (Agency), nó bao gồm các thông tin cần thiết và ngắn gọn để giúp các đại lý hiểu đầy đủ về nhu cầu của họ và nhu cầu của chính họ.
Ogilvy & Mather có câu nói nổi tiếng: “Give me the freedom of a tight brief”. Một cuộc họp giao ban tốt không chỉ truyền đạt thông tin cần thiết về khách hàng và các vấn đề mà khách hàng muốn giải quyết, mà còn truyền đạt ý thức về sự phát minh của thể chế. Có hai loại cuộc họp cơ bản:
- Creative brief ( bản tóm lược nội bộ Agency do account viết cho Creative team)
- Communication brief (bản tóm tắt sử dụng giữa quý khách hàng and Account)
Brief là gì trong kinh doanh?
Tóm tắt là thông tin cần thiết và tổng quan do khách hàng cung cấp cho công ty dịch vụ tiếp thị (Đại lý) để giúp đại lý hiểu đầy đủ về nhu cầu của mình.
Brief cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, nhưng vẫn giữ được sự ngắn gọn. Phần giới thiệu có thể được trình bày ở một số định dạng khác nhau, chẳng hạn như văn bản, giọng nói hoặc PowerPoint.
Tầm quan trọng của brief
Trong thế giới truyền thông-tiếp thị, việc hiểu rõ nhu cầu của khách hàng là điều quan trọng đối với các đại lý. Chính vì vậy Brief là trợ thủ đắc lực để các agency hiểu rõ hơn về khách hàng của mình.
Nếu không có một bản tóm tắt đầy đủ và thông tin cần thiết, các chiến dịch tiếp thị có thể bị hiểu sai và không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, do đó ảnh hưởng và lãng phí thời gian và tiền bạc của khách hàng và đại lý.
Do đó, biết Briefs là gì và cách chúng hoàn thành “sứ mệnh” của mình sẽ giúp chiến dịch của bạn thực thi một cách chính xác và hiệu quả.
Phân loại brief
Communication brief
Đây là bản tóm tắt làm cơ sở cho việc giao tiếp giữa khách hàng và bộ phận khách hàng của đại lý. Bản tóm tắt này cung cấp tất cả các thông tin cần thiết về các mặt hàng có trong chiến lược tiếp thị. Vậy cần có những gì trong một bản tóm tắt giao tiếp?
- Dự án: Mục đích hoặc tiềm năng của một dự án bất động sản để thực hiện kế hoạch tiếp thị.
- Khách hàng: Đơn vị thuê đại lý.
- Thương hiệu: Tin tức về tên thương hiệu được thực hiện trong kế hoạch tiếp thị. Không thiếu những điều cần biết về hồ sơ, thương hiệu phải tìm hiểu, nghiên cứu, tìm hiểu.
- Mô tả dự án: Mô tả cho cơ quan về nhu cầu cụ thể của dự án bất động sản.
- Thông tin cơ bản về thương hiệu: Tin tức thương hiệu bao gồm: nghiên cứu và phân tích thương hiệu, nghiên cứu và phân tích thị trường, đối đầu trực tiếp của đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ trong ngành dịch vụ, …
- Mục tiêu: Mục tiêu, mục tiêu tiếp thị và quảng cáo cần thực hiện khi thực hiện kế hoạch tiếp thị.
- Đối tượng mục tiêu: Đối tượng tiềm năng mà khách hàng muốn nhắm mục tiêu.
- Phạm vi: Địa lý thực hiện kế hoạch tiếp thị.
- Ngân sách: Chi tiêu cho mỗi hoạt động giải trí hoặc cho toàn bộ hoạt động.
- Thời gian: Thời gian thực hiện kế hoạch tiếp thị và quảng cáo để giới thiệu quảng cáo.
Bản tóm tắt này chỉ mang tính chất sơ lược để hai bên nắm rõ tình hình, sau cuộc họp chính thức cần phải bàn bạc kỹ hơn, cơ quan sẽ tiếp tục tìm hiểu sâu hơn và đưa ra các cuộc họp giao ban cụ thể. Nhiều khả năng hơn và phù hợp hơn với khách hàng.
Creative brief
Các yếu tố chính của tóm tắt quảng cáo bao gồm:
- Mô tả công việc: Mô tả một ví dụ về công việc.
- Đối tượng mục tiêu: Tin tức về những người mua tiềm năng.
- SMP (hay Single-Minded-Proosition): Tính độc đáo của một loại sản phẩm có thể tác động lớn đến tâm lý người mua.
- Các phản hồi chính: Các hành động được thực hiện bởi người mua sau khi chiến dịch được khởi chạy.
- Ngân sách: Chi phí thực hiện mà khách hàng cung cấp cho đại lý.
Các yếu tố xây dựng brief
Ngắn gọn và súc tích: Bản tóm tắt cần tóm tắt những thông tin quan trọng nhất và giữ cho nó thật súc tích. Điều này không hề dễ dàng chút nào, bởi việc miêu tả nội dung dài trong một vài câu và nắm bắt được ý chính đòi hỏi bạn phải thực sự hiểu vấn đề và biết cách diễn đạt, chắt lọc thông điệp chính.
- Liệt kê các bên liên quan chính và chịu trách nhiệm: Người đọc tóm tắt cần biết họ có thể liên hệ với ai và bộ phận nào nếu có vấn đề phát sinh hoặc vấn đề mới phát sinh.
- Xác định đối thủ cạnh tranh: Biết đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ tạo ra một hướng tích cực cho những người thực hiện tóm tắt để có một kế hoạch đầy đủ ngay từ đầu.
- Thời gian hoàn thành: Mốc thời gian hoàn thành giúp toàn bộ nhóm tổ chức công việc, với một lịch trình phù hợp để hoàn thành đúng thời hạn.
- Ngân sách hợp lý: Ngân sách hợp lý sẽ giúp bộ phận sáng tạo dễ dàng tạo ra những thiết kế hấp dẫn hơn. Nếu kinh phí quá eo hẹp sẽ hạn chế việc thực hiện một số ý tưởng. Đồng thời, thặng dư ngân sách cần được thiết kế, đề phòng trường hợp.
Cách chuẩn để viết brief
Một bản tóm tắt tốt không chỉ có thể giúp đối tượng hiểu được thông điệp mà họ muốn truyền tải mà còn có thể giúp hạn chế hoạt động giải trí hiệu quả cao. Vậy phiên bản chuẩn của một cuộc họp giao ban là gì?
Mẫu brief là gì?
- Dự án: Dự án dành cho chiến dịch marketing, sự kiện, truyền thông trực tuyến, website, …
- Khách hàng: Tên công ty muốn quảng cáo và tiếp thị Thương hiệu: Tên của mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ để tiếp thị và quảng cáo Mô tả dự án: Mô tả ngắn gọn những nội dung cần triển khai. Nền tảng thương hiệu: tên thương hiệu và loại sản phẩm Tin tức có sẵn:
- Tin tức về tình hình thị trường tại thời điểm
- Nhận diện thương hiệu của khách hàng là gì?
- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn là ai?
- Ưu điểm và nhược điểm của từng loại là gì?
- Mục tiêu: Mục tiêu cho mỗi sự kiện giải trí hoặc cho toàn bộ dự án bất động sản
- Tăng phương sai giá trên toàn bộ mẫu sản phẩm, xác định thương hiệu trên thị trường, tăng độ phủ và tạo sự khác biệt cho thương hiệu …
- Tiềm năng cần được xếp theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần đối với nhân viên đại lý Có thể thấy tiềm năng đáng kể.
- Đối tượng Mục tiêu: Phác thảo rõ ràng đối tượng người tiêu dùng và người mua của chiến dịch tiếp thị. Ví dụ: Phụ nữ 20 – 30 tuổi, thích làm đẹp, thích thời trang, thích nuôi động vật hoang dã, v.v.
- Phạm vi: Vị trí địa lý nơi thực hiện dự án bất động sản. Ví dụ: tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh hoặc các thành phố lớn khác hoặc trên cả nước.
- Ngân sách: Chi thực hiện. Đây là tiêu chí quan trọng nhất để quyết định hành động là tính khả thi của việc thực hiện ý tưởng tên thương hiệu do khách hàng cung cấp. Thời điểm: Toàn bộ thời gian thực hiện của dự án bất động sản.
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt sáng tạo?
Cách tiếp cận tiêu chuẩn để viết một bản tóm tắt là gì? Bản tóm tắt sáng tạo là bản tóm tắt ngắn gọn về cách nhóm sáng tạo của cơ quan hiểu và truyền cảm hứng cho sự sáng tạo. Các yếu tố cần phải giải quyết là:
- Mục đích, mục tiêu của cuộc họp giao ban là gì? Khách hàng mong đợi điều gì?
- Xác định đối tượng người dùng tiềm năng mà họ muốn hướng đến.
- Mô tả đúng hành vi tiêu dùng của họ
- Thông điệp tiếp thị và quảng cáo cần truyền tải đến người mua là gì? Họ phải có ít nhất một thông điệp cốt lõi để nhóm sáng tạo có thể đổi mới hoàn toàn.
- Người dùng và người mua tiềm năng nên biết những tin tức nào?
- Khách hàng tiềm năng cần cảm nhận được những gì bạn nhận được với chiến dịch này?
- Xác định các lý do ảnh hưởng đến việc người tiêu dùng tiềm năng quan tâm đến các mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Các chỉ số và thống kê về mức độ thành công vượt trội: tần suất mua tăng, người mua chi tiêu nhiều hơn, nhiều người mua hơn, …
- Xác định kênh tiếp thị và quảng cáo của dự án bất động sản.
- Thời hạn thực hiện: Thời hạn phát triển ý tưởng, ngày trình bày, ngày xét duyệt, nộp loại sản phẩm và thời hạn cấp vốn đầu tư cho các dự án bất động sản.
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt giao tiếp?
Bản tóm tắt thông tin liên lạc là bản tóm tắt do khách hàng cung cấp cho cơ quan về tên thương hiệu và dịch vụ của công ty bạn. Vậy thông tin nào cần được tiết lộ trong cuộc họp giao ban?
Mục đích hoặc tiềm năng của sự kiện này là gì?
Thông tin cơ bản về thị trường: Môi trường tự nhiên của ngành, môi trường tự nhiên và vĩ mô, tình hình sức khỏe thể chất và thương hiệu thể hình chống lại ai? Định vị tên thương hiệu của họ? Điểm mạnh và Điểm yếu, kế hoạch tiếp thị và quảng cáo để thu hút thị trường của người mua.
