Đối với những người mới bắt đầu làm các công việc như thuyết trình, phiên dịch,… thì việc học cách vẽ Flow chart là một điều tuyệt đối cần biết. Vậy Flow chart là gì? Chức năng hoặc mục đích của Flow chart là gì? Hãy cùng tìm hiểu những vấn đề này dưới đây.
1. Khái niệm flow chart
Flowcharts là sơ đồ luồng hay sơ đồ luồng, hiểu đơn giản là một dạng sơ đồ truyền tải thông điệp hay nội dung bất kỳ dựa trên sơ đồ kết nối. Ví dụ, một sơ đồ cây cũng là một dạng của lưu đồ.
Nội dung được thể hiện bởi lưu đồ rất đa dạng, không giới hạn ở các thuật toán, quy tắc, quy trình, mô hình làm việc, thiết bị làm việc, v.v. và sẽ được chia thành các lớp, từ rộng đến cụ thể nhất, được kết nối bằng các mũi tên. Đó là , các nội dung trong lưu đồ có quan hệ mật thiết với nhau.
Lưu đồ được sử dụng để phân tích, thiết kế, lập tài liệu hoặc quản lý các quy trình hoặc thủ tục trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Flow chart là một sơ đồ hay một sơ đồ, một sơ đồ.
Có những loại sơ đồ nào?
Có nhiều loại lưu đồ khác nhau, có tập hợp các hộp và ký hiệu riêng. Trong số này, loại phổ biến nhất là:
- Lưu đồ tài liệu: Thể hiện luồng tài liệu qua hệ thống;
- Sơ đồ luồng dữ liệu: hiển thị luồng dữ liệu trong hệ thống;
- Sơ đồ luồng hệ thống: hiển thị các điều khiển ở cấp độ vật lý hoặc tài nguyên;
- Lưu đồ chương trình: hiển thị các điều khiển trong một chương trình trong hệ thống;
Hiện nay, có rất nhiều biến thể của lưu đồ như: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ macro, sơ đồ chi tiết, sơ đồ triển khai, sơ đồ đa cấp…
Ưu điểm của sơ đồ
Diễn đạt ngắn gọn, súc tích theo các sơ đồ liên thông, viết dưới dạng hình ảnh dễ hiểu, dễ tiếp thu và dễ nhớ. Do đó, khán giả có thể dành thời gian rất ngắn để hiểu được toàn bộ quy trình, tiết kiệm được nhiều công sức tìm hiểu, bù lại người thực hiện lưu đồ phải rất tỉ mỉ và chính xác.
Nội dung dài và rườm rà có thể được thể hiện đơn giản bằng một sơ đồ để giúp người thuyết trình và người hướng dẫn dễ dàng truyền tải nội dung đến khán giả hơn. Lưu đồ cũng tạo thêm sự đa dạng, sinh động và trực quan cho các bài thuyết trình và thuyết trình trước mặt mọi người.
Đối với những người ngoài ngành, việc lướt qua sơ đồ cũng có thể giúp họ dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và hiểu một số phần nhất định trong văn bản thuần túy.
2. Cách sử dụng flow chart
Trường hợp sử dụng cho sơ đồ là khi bạn muốn giải thích các bước trong một quy trình cho người khác theo cách dễ hiểu nhất có thể. Ví dụ, ai đó cần được đào tạo và huấn luyện các bước để hoàn thành một công việc cụ thể. Ngoài ra, biểu đồ này rất hữu ích cho các bài thuyết trình hoặc báo cáo giải thích.
Một số tình huống ví dụ mà lưu đồ nên được áp dụng là:
- Các trường hợp sử dụng để hiểu cách thực hiện quy trình
- Quá trình cải tiến nghiên cứu
- Trao đổi với những người khác về cách thức thực hiện quy trình
- Khi cần giao tiếp tốt hơn giữa những người trong cùng một quá trình
- Ghi lại một quá trình
- Khi lập kế hoạch cho một dự án
3. Tại sao cần dùng Flow Chart
Trong kinh doanh, lưu đồ chỉ thực sự cần thiết khi doanh nghiệp của bạn muốn tiếp tục hoạt động, tăng số lượng nhân viên, mở rộng mô hình kinh doanh, v.v. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày nay vẫn áp dụng quy trình quản lý trực tiếp bằng miệng.
Tuy nhiên, các công ty hàng đầu đã chọn hướng đi ngược lại, đó là sử dụng lưu đồ Flowchart. Lưu đồ cho phép bạn “ghi lại” một chuỗi các bước thành một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình trước khi chuyển sang các bước biến đổi tiếp theo. Bạn cần thêm hướng dẫn vào lưu đồ để làm việc với lưu đồ dễ dàng hơn.
4. Cách vẽ Flow Chart chuyên nghiệp
Nhìn sơ qua có thể thấy cách vẽ sơ đồ khá dễ thiết lập nhưng thực tế để xây dựng sơ đồ thành sơ đồ tư duy sao cho khoa học và hiệu quả lại không hề đơn giản. Dưới đây mình sẽ hướng dẫn các bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh chuyên nghiệp, đồng thời phân tích chi tiết các yếu tố trong quy trình giúp bạn hiểu nhanh hơn.
Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trình
Bạn có thể tạo cuộc họp với nhân viên để thu thập thông tin lưu đồ đầy đủ nhất Bạn có thể tạo cuộc họp với nhân viên để thu thập thông tin lưu đồ đầy đủ nhất
Nếu là người trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan để từ đó có cách vẽ lưu đồ tối ưu. Ngay cả đối với các quy trình ngắn 1-2 ngày hoặc các bước tối thiểu, bạn vẫn cần tất cả thông tin để có được một sơ đồ quy trình chính xác. Có thể kể đến như thế này:
- Mục đích của quá trình này là gì? lời gọi chính xác của nó?
- Các bước trong quy trình này là gì? Tên đầy đủ của từng bước là gì?
- Ai chịu trách nhiệm cho một hoặc nhiều bước trong quy trình? Chỉ một người hay luân chuyển mọi người trong đội / nhóm?
- Có thể thêm hướng dẫn mô tả chi tiết vào lưu đồ không? Giới hạn thời gian cho mỗi bước là gì?
- Sau bước này, có ít nhất hai khả năng. Nếu khả năng A phát sinh, thủ tục có giữ nguyên không? Trong trường hợp có khả năng B, tôi có cần quay lại quy trình trước đó và làm điều tương tự hay thực hiện nửa chừng trong quy trình khác?
- Có những sự kiện nào khiến bạn đi chệch khỏi “đường đua” quy trình vốn có của mình không?
Bắt đầu vẽ sơ đồ
Khi bạn đã thu thập được thông tin cụ thể nhất về quy trình thực tế, hãy bắt đầu xây dựng một sơ đồ hoàn hảo. Sau đây là các ký hiệu cơ bản nhất cho các quy tắc vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh:
- Các ký hiệu cơ bản nhất để vẽ lưu đồ Các ký hiệu cơ bản nhất để vẽ lưu đồ
- Sử dụng các ký hiệu này, bạn có thể bắt đầu vẽ sơ đồ hiệu quả cho các quy trình của mình theo 3 cách khác nhau.
Phương pháp đầu tiên: với bút và giấy
Đây là phương pháp đơn giản nhất bạn có thể áp dụng khi vẽ lưu đồ, bạn cần lấy một cây bút, một tờ giấy trắng và bắt đầu vẽ “xương sống” của bản đồ. Bạn có thể sử dụng thêm các dụng cụ cầm tay như thước kẻ, compa… để có được một mẫu lưu đồ đẹp và sang trọng hơn.
Khi bạn hoàn tất, bạn có thể chụp ảnh và lưu nó hoặc giữ một bản in ra giấy để sao chép thêm và giao phần còn lại cho nhân viên để họ có thể thực hiện theo quy trình lưu đồ.
Cách thứ hai: sử dụng công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”
Bạn có thể tạo lưu đồ hoàn toàn bằng bản mềm kỹ thuật số, tận dụng công nghệ thông tin để giúp bạn chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ hiệu quả cho nhân viên của mình dễ dàng hơn.
Xây dựng ở mức cơ bản nhất, bạn có thể sử dụng các phần mềm và ứng dụng đồ họa chuyên nghiệp như Paint, Microsoft Powerpoint hoặc Adobe Photoshop, Adobe Illustrator … chúng sẽ giúp bạn đưa sơ đồ của mình lên một mức độ thẩm mỹ cao. Sản phẩm chuyên nghiệp hơn và phù hợp với quy trình kinh doanh đòi hỏi nhiều lưu đồ.
Cách thứ ba: sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình kinh doanh
Các nhiệm vụ quan trọng và cần thiết nhất trong phần mềm lưu đồ (Phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh – BPMS) là hình thành và tự động hóa các quy trình từ đầu đến cuối, phân tích và thực hiện các cải cách, giám sát các quy trình này khi cần thiết để tối ưu hóa. Vì vậy, bạn không phải vẽ dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm nữa, nhưng bạn có thể thiết lập nó trong cài đặt của phần mềm vẽ lưu đồ của mình.
Thông tin cho mỗi bước sẽ có một mô tả cụ thể và nhân viên trong quy trình sẽ được cho biết họ cần phải làm gì khi nói đến từng bước. Giải pháp tự động hóa và quản lý trong phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng” nếu bạn muốn lựa chọn cho ý tưởng kinh doanh của mình.
