Thông cáo báo chí là một dạng văn bản đặc thù được sử dụng nhiều ở các thương hiệu lớn. Đặc biệt là khi muốn công bố một sự kiện nào đó đến giới truyền thông. Đây là một kiểu văn bản mà bất cứ nhân viên PR nào cũng phải hiểu rõ. Vậy nên, nếu bạn là chưa biết cách viết thông cáo báo chí ngắn gọn và chính xác thì tham khảo hướng dẫn trong bài viết sau.
1. Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí được hiểu là bản tóm tắt sự thật về một vấn đề, một sự kiện hay một chương trình mà cá nhân, tổ chức muốn giới truyền thông quan tâm.
Nội dung của bản thông cáo báo chí phải trả lời được cho các câu hỏi sau.
– Ai là chủ thể được nhắc tới?
– Sự kiện được thông báo là cái gì?
– Sự việc diễn ra ở đâu?
– Sự việc diễn ra khi nào?
– Tại sao truyền thông và công chúng cần quan tâm đến sự kiện này?
– Sự kiện diễn ra cụ thể như thế nào?
Càng những nội dung quan trọng càng nên được xuất hiện đầu tiên.
Thông cáo báo chí được dùng nhiều khi muốn công bố một sự kiện đến giới truyền thông. Cụ thể là trong các trường hợp sau
– Khi sản phẩm hoặc dịch vụ mới được ra mắt
– Khi công bố cho truyền thông một thành tựu, công trình nghiên cứu
– Khi cá nhân, tổ chức có một sự kiện quan trọng muốn công chúng biết đến
– Khi cá nhân, tổ chức đạt được các giải thưởng danh giá
3. Cách viết thông cáo báo chí
Một bản thông cáo báo chí cũng gồm 3 phần chính là mở đầu, thân bài và kết thúc. Nội dung chi tiết của từng phần như sau
– Tiêu đề thông cáo
– Về việc: Sự việc chính được nêu ra trong thông cáo
– Địa điểm, thời gian viết thông cáo
– Đơn vị/ cá nhân/ tổ chức viết thông cáo
Tùy mỗi sự việc cần thông báo cho giới truyền thông mà phần nội dung chính của bản thông cáo báo chí sẽ khác nhau. Tuy nhiên cần đảm bảo thứ tự sắp xếp như sau.
– Đoạn 2: Nội dung quan trọng nhất
– Đoạn 3: Nội dung ít quan trọng hơn
– Đoạn 4,5: Sắp xếp theo thứ tự các nội dung ít quan trọng hơn
Đồng thời nội dung của các đoạn trong thông cáo trả lời cho câu hỏi. Sự kiện nhắc tới là gì? Diễn biến như thế nào? Tầm quan trọng ra sao? Chịu trách nhiệm bởi ai? Sự kiện diễn ra khi nào, ở đâu?
Phần kết thúc của thông cáo báo chí nên chứa thông tin liên hệ. Vì khi đó là một sự kiện quan trọng, giới truyền thông sẽ cần phỏng vấn và đưa tin sâu hơn về sự việc. Ở phần này bạn có thể để thông tin liên hệ của đối tượng nhắc đến trong thông cáo. Hoặc người đại diện truyền thông. Nếu là công ty, tổ chức thì để liên lệ của phòng marketing, phòng truyền thông, báo chí.
Ưu tiên địa chỉ liên hệ có các thông tin sau
– Tên công ty hoặc tên chính thức của bộ phận phụ trách truyền thông trong công ty
– Địa chỉ cơ quan
– Số điện thoại liên lạc
– Địa chỉ website
4. Yêu cầu định dạng văn bản của thông cáo báo chí
– Giấy trắng có in tên và địa chỉ cơ quan, tổ chức
– Căn lề rộng xung quanh tối thiểu 2,54cm (Việc này giúp người đọc dễ hiểu và có chỗ để biên tập viên, phóng viên ghi chú)
– Chỉ in trên một mặt giấy
5. Lưu ý khi viết thông cáo báo chí
– Thông cáo báo chí bắt buộc phải tuân theo quy tắc về nội dung và định dạng như trên
– Nội dung thông cáo báo chí không nên chứa thuật ngữ chuyên môn hoặc kỹ thuật quá khó hiểu. Nếu có thì nên kèm chú thích trong văn bản.
– Sau khi viết thông cáo báo chí cần gửi tới một phóng viên hoặc cơ quan truyền thông cụ thể.
– Nếu gửi thông cáo báo chí bằng email thì nên đặt tiêu đề hấp dẫn chứa nội dung chính của thông cáo.
– Thông cáo báo chí cần viết về một sự kiện mới, diễn ra gần đây. Không nên viết về một sự kiện cũ hoặc không xảy ra trong tương lai gần.
– Trong thông cáo báo chí có thể trích dẫn lời phát biểu của cá nhân liên quan. Nhưng cần chính xác lời phát biểu và được sự đồng thuận trích dẫn phát biểu đó.
– Nếu thông tin liên hệ là thông tin cá nhân thì cần có sự cho phép của cá nhân được nêu tên tại địa chỉ liên hệ.
– Nên tránh những từ ngữ mang tính tiêu cực, từ phóng đại trong bản thông cáo báo chí
6. Một số mẫu thông cáo báo chí phổ biến
Mẫu thông cáo báo chí của công ty Vietnam Airlines
Mẫu thông cáo báo chí về tổ chức “Hội thảo Tầm nhìn Việt Nam – Asean”
Mẫu thông cáo báo chí của công ty về sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Mẫu thông cáo báo chí về sự kiện khai giảng và trao bằng thạc sĩ của Đại học Phan Thiết
Mẫu thông cáo báo chí về ý kiến của sự kiện khủng hoảng truyền thông
7. Lời kết
Qua bài viết trên, đã nêu rõ thông cáo báo chí là gì. Đồng thời hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí ngắn gọn và chuẩn xác nhất. Mọi người có thể lưu lại bài viết để tham khảo kỹ hơn.
