Bên cạnh quản lý thời gian thì OKRs – quản lý theo mục tiêu mang lại hiệu suất đáng kinh ngạc và tạo nên Google như ngày nay. Hướng dẫn chi tiết của Google dưới đây là thông tin chính thức nhất về OKRs nếu doanh nghiệp muốn hiểu và triển khai chúng.
1. OKRs là gì?
- Mục tiêu là tham vọng đạt được, thường là trên ngưỡng khả năng. Có hai loại mục tiêu: mục tiêu cam kết (hoàn thành 100%) và mục tiêu truyền cảm hứng (hoàn thành 60-70%)
- Các kết quả chính có thể đo lường và được xếp hạng bằng số (Google sử dụng thang điểm 0 – 1,0)
- OKRs cần được công khai để mọi người trong tổ chức có thể thấy những gì mọi người khác đang làm
- “Điểm tốt” cho xếp hạng OKRs là 60% – 70%; nếu ai đó hoàn thành được mục tiêu của họ thì OKRs không đủ tham vọng và họ cần đặt ra những mục tiêu lớn hơn.
- Điểm thấp nên được coi là dữ liệu có thể giúp cải thiện hơn nữa OKRs
- OKRs không đồng nghĩa với đánh giá nhân viên
- OKRs cũng không phải để chia sẻ danh sách việc cần làm
Trên thực tế, việc sử dụng OKRs khác với các kỹ thuật thiết lập mục tiêu khác vì mục tiêu của việc thiết lập mục tiêu là tham vọng . OKRs không chỉ Tối Ưu Hóa Google Shopping Ads mà còn cho phép các nhóm tập trung vào các vụ cá cược lớn và hoàn thành nhiều việc hơn, ngay cả khi họ không hoàn toàn đạt được mục tiêu của mình; sẽ giúp các nhóm và cá nhân thoát ra khỏi vùng an toàn của họ, ưu tiên công việc và học hỏi từ những thành công và thất bại.
2. OKRs đến từ đâu?
Cựu Giám đốc điều hành Intel, Andy Grove đã từng chia sẻ trong cuốn sách “Quản lý đầu ra cao” rằng có hai câu hỏi cần được trả lời để xây dựng một hệ thống mục tiêu thành công, chẳng hạn như OKRs:
- Tôi muốn đi đâu? Câu trả lời mục tiêu
- Tôi sẽ kiểm tra tốc độ của chính mình như thế nào để xem liệu tôi có thể đến đó không? Câu trả lời này cung cấp các mốc quan trọng hoặc kết quả chính
Một trong những nhà đầu tư ban đầu của Google và thành viên hội đồng quản trị hiện tại, John Doerr, đã biết về OKRs từ Andy Grove khi làm việc tại Intel. Grove và nhóm quản lý cần có những cách giúp nhân viên tập trung vào một loạt các ưu tiên để làm cho quá trình chuyển đổi thành công. OKRs đã giúp họ đạt được những ưu tiên này, sắp xếp và đạt được mục tiêu chuyển đổi của họ.
Đầu năm 2000, Doerr giới thiệu OKRs với ban lãnh đạo của Google, những người đã nhìn thấy giá trị của nó và bắt đầu thử nghiệm nó trong vài quý tiếp theo. Hiện tại, Google đặt OKRs hàng năm và hàng quý, đồng thời tổ chức các cuộc họp toàn công ty hàng quý để chia sẻ và chấm điểm OKRs.
OKRs cũng được sử dụng bởi các tổ chức ở Thung lũng Silicon. Công ty Fortune 100 Sears Holdings đã triển khai OKRs cho 20.000 nhân viên và cho biết OKRs có tác động tích cực đến doanh thu, lợi nhuận và hiệu suất cá nhân.
3. OKRs và kéo dài mục tiêu
Google thường đặt các mục tiêu vượt quá ngưỡng có thể, được gọi là ‘mục tiêu kéo dài’ . Đặt ra những mục tiêu không thể đạt được là rất khó vì nó có thể được coi là việc xây dựng một đội thất bại. Tuy nhiên, những mục tiêu như vậy có xu hướng thu hút những tài năng tốt nhất và tạo ra một môi trường làm việc thú vị nhất. Và, khi đặt ra những mục tiêu cao, ngay cả những mục tiêu thất bại, cũng sẽ mang lại một số kết quả.
Chìa khóa ở đây là truyền đạt rõ ràng bản chất của mục tiêu quan trọng và mức độ thành công. Google đã đặt OKRs để thành công, tức là 70% mục tiêu và việc đạt được đầy đủ các mục tiêu đó được coi là hiệu suất phi thường.
Những mục tiêu quan trọng này là cơ sở cho kết quả dài hạn tuyệt vời, còn được gọi là “moonshots” (tham vọng lớn, đột phá cao)
4. Làm thế nào để đưa OKRs vào một tổ chức?
Một phần quan trọng của OKRs là tính minh bạch. Khi giới thiệu OKRs vào tổ chức của bạn, cách tiếp cận này có thể hữu ích nếu bạn hiểu rõ ràng chúng là gì, tại sao chúng hữu ích và cách sử dụng chúng. Nghiên cứu cho thấy rằng mọi người hoạt động tốt hơn khi họ cam kết với một mục tiêu, vì vậy điều quan trọng là phải thu hút mọi người tham gia.
Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng khi bắt đầu giới thiệu OKRs vào tổ chức của mình:
- OKRs là gì? Chúng bao gồm những kiến thức cơ bản nào và cách thức hoạt động của nó
- Tại sao sử dụng OKRs? Xem xét cách tổ chức hiện đặt mục tiêu và bất kỳ hạn chế hoặc vấn đề nào với cách tiếp cận đó.
- OKRs hoạt động như thế nào? Giải thích dòng thời gian, kỳ vọng của mọi người, các mốc quan trọng là gì và mọi người sẽ phải chịu trách nhiệm như thế nào.
Bạn vẫn còn hoài nghi về OKRs? Hãy dành nhiều thời gian hơn cho những câu hỏi này và học hỏi điều gì đó từ những người hoài nghi.
Các tính năng chính của OKRs:
- Hiệp hội
Việc điều chỉnh các chương trình của nhân viên với các mục tiêu kinh doanh sẽ dễ dàng hơn khi doanh nghiệp biết cần tập trung vào điều gì và làm thế nào để đo lường thành công.
- Kỷ luật và Ưu tiên
Thật khó cho bất kỳ nhóm nào trong công ty từ chối một ý tưởng tuyệt vời, một dự án đột phá hoặc một cải tiến cần thiết. Một khi tất cả mọi người đều đồng ý về những mục tiêu quan trọng nhất, thì việc từ chối những ý kiến ít quan trọng hơn sẽ dễ dàng hơn. Nói không không phải là một lý lẽ chính trị hay cá nhân, mà là một phản ứng đối với cam kết của toàn tổ chức.
- Thông tin liên lạc
OKRs phải được công khai trong tổ chức để tất cả nhân viên biết các mục tiêu và thước đo thành công của tổ chức.
Trong một cuộc phỏng vấn, cựu nhân viên Google và cựu Giám đốc điều hành Twitter Dick Costolo đã được hỏi, “Bạn đã học được gì từ Google để ứng tuyển vào Twitter?” Mục tiêu và Kết quả chính. Đó là một cách tuyệt vời để giúp mọi người trong công ty hiểu điều gì là quan trọng và cách đo lường nó. Về cơ bản, đó là một cách tuyệt vời để truyền đạt chiến lược và cách đo lường nó. Đó là những gì chúng tôi đang cố gắng thực hiện. Khi bạn phát triển một công ty, điều khó nhất để mở rộng quy mô là giao tiếp. Điều này rất khó. OKRs là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người hiểu cách bạn sẽ đo lường thành công và chiến lược đó. “
5. Đặt OKRs mục tiêu và phát triển các kết quả chính
Giống như khi bạn đặt mục tiêu marketing thì thường bắt đầu các OKR của tổ chức và ưu tiên chúng bằng cách sử dụng ba đến năm mục tiêu, mỗi mục tiêu có ba kết quả chính. OKRs thành công thường đến từ sự kết hợp của các đề xuất từ trên xuống và từ dưới lên, cho phép các cá nhân trong tổ chức bày tỏ những gì họ nghĩ là đáng giá thời gian của họ và cách họ có thể áp dụng những nỗ lực của mình một cách tốt nhất.
6. Những sai lầm cần tránh khi viết OKRs
Một trong những OKR khó nhất là làm thế nào để thiết lập mục tiêu và kết quả chính. Mỗi người và bộ phận thường cần 20-30% thời gian làm việc để đặt mục tiêu cho riêng mình. Nó hoàn toàn khác với KPI. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng, được đo lường bằng các kết quả đã thống nhất, thúc đẩy các nhóm hướng tới các mục tiêu lớn và giữ cho các tổ chức tập trung vào công việc quan trọng nhất.
Ngược lại, các OKR được viết kém có thể tạo ra các chiến lược khó hiểu, làm xói mòn các số liệu nội bộ và khiến các nhóm tập trung vào việc duy trì hiện trạng. Dưới đây là 5 sai lầm cần tránh khi viết OKRs:
Thông báo lỗi về việc vượt quá mục tiêu OKRs
Việc thiết lập các mục tiêu không cần kê đơn đòi hỏi sự giao tiếp cẩn thận giữa nhóm thiết lập mục tiêu và các nhóm khác phân công công việc như một phần của việc đạt được OKRs. Nếu dự án của bạn dựa trên mục tiêu của nhóm khác, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu triết lý thiết lập mục tiêu của họ. Nếu họ sử dụng các mục tiêu vượt quá ngưỡng, bạn nên mong đợi họ phân phối khoảng 70% OKRs mà họ đặt ra.
OKRs thường dựa trên những gì nhóm tin rằng có thể đạt được mà không cần thay đổi bất cứ điều gì nó làm, hoặc ngược lại với những gì nhóm hoặc khách hàng thực sự muốn. Để kiểm tra điều này, hãy xếp hạng công việc hiện tại của nhóm và yêu cầu các dự án mới theo giá trị so với nỗ lực cần thiết.
OKRs kinh doanh phổ biến
Nếu OKRs chỉ bao gồm nỗ lực quan trọng nhất, thì chúng chỉ là OKRs kinh doanh thông thường. Công việc có mức độ ưu tiên thấp nên được loại bỏ và các nguồn lực nên được phân bổ lại cho các OKRs quan trọng nhất. Một số mục tiêu vẫn giữ nguyên mỗi quý, chẳng hạn như “đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng trên XX%”, điều này thật tuyệt nếu mục tiêu đó vẫn là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, những kết quả chính cần được cải thiện để thúc đẩy các đội tiếp tục đổi mới và hoạt động hiệu quả hơn.
Mục tiêu không đủ thử thách
Các đội có thể đáp ứng tất cả các OKRs đã cho mà không cần sử dụng tất cả các kỹ năng mà họ có, điều này không tạo động lực cho các đội. OKRs phải thể hiện giá trị kinh doanh rõ ràng, nếu không, sẽ không có ý nghĩa gì khi dành nguồn lực để thực hiện. “Các mục tiêu giá trị thấp”, ngay cả khi đạt được đầy đủ, sẽ không có nhiều tác động đến tổ chức. Hãy đặt lại OKRs để tập trung vào một lợi ích cụ thể.
Kết quả chính thiếu mục tiêu
Các OKRs không mong muốn có thể bị bỏ qua nếu các kết quả chính cho một mục tiêu không đại diện cho tất cả những gì cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể dẫn đến việc phát hiện ra các yêu cầu tài nguyên bị trì hoãn và bị bỏ lỡ thời hạn.
7. Phát triển nhóm OKRs
Mặc dù các phương pháp tiếp cận khác nhau, nhưng sẽ hữu ích trước tiên là cam kết thực hiện các mục tiêu của tổ chức để các nhóm và cá nhân có thể thiết lập các mục tiêu của riêng họ nhằm phục vụ cho một mục đích lớn hơn.
Ghi từng kết quả chính riêng lẻ, sau đó sử dụng giá trị trung bình để ghi các bàn thắng tương ứng. Điều này được mô tả là “tính trung bình thô” bởi vì đôi khi các kết quả chính khác nhau sẽ có trọng số nhất định. Đôi khi Kết quả Chính là 0 hoặc 1 – nếu Kết quả Chính là “Chạy chiến dịch tiện ích mở rộng mới” thì kết quả cuối cùng có thể là liệu chiến dịch có được khởi chạy hay không.
Một ví dụ khác, nếu kết quả chính là “6 tính năng mới ra mắt” và chỉ có 3 tính năng mới được phát hành, điểm OKRs có thể là 0,5. Nó không phải là khoa học, nhưng sự trung thực là quan trọng hơn bất cứ điều gì, phù hợp với quy trình chấm điểm.
- Thẻ điểm OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính): https://bit.ly/2STiHqY
- Bảng tính OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chính): https://bit.ly/2H2AQA8
Hãy ghi nhớ những điều sau khi thực hiện OKRs:
Điểm tốt nhất cho OKRs nằm trong khoảng 60-70% . Điểm thấp hơn có nghĩa là tổ chức không đạt được những gì họ muốn. Điểm cao hơn có nghĩa là mục tiêu mong muốn không được đặt đủ cao. Sử dụng thang điểm 0,0 – 1,0 của Google, tất cả OKRs trung bình từ 0,6 đến 0,7.
OKRs không đồng nghĩa với đánh giá hiệu suất . OKRs không phải là một phương tiện toàn diện để đánh giá các cá nhân (hoặc tổ chức), mà được sử dụng để tóm tắt công việc mà các cá nhân đã thực hiện trong một khoảng thời gian, cho thấy những đóng góp của họ. OKR của tổ chức.
Xếp hạng công khai OKRs trong tổ chức của bạn . Tại Google, OKRs thường được chia sẻ và cho điểm hàng năm và hàng quý. Vào đầu năm, hãy tổ chức một cuộc họp toàn công ty để chia sẻ và chấm điểm các OKRs trước đây và các OKRs mới cho các năm và quý trong tương lai. Sau đó, công ty họp hàng quý để đánh giá lại điểm số và thiết lập các OKRs mới. Trong các cuộc họp này, người đặt OKRs (thường là trưởng nhóm) giải thích những điểm hoặc điều chỉnh nào sẽ được thực hiện trong quý tiếp theo.
Đánh giá hàng quý này . Trước khi ấn định điểm số cuối cùng, bạn nên kiểm tra OKRs giữa các quý để giúp các cá nhân và nhóm hiểu được vị trí của họ. Khoảng thời gian đăng ký cuối mùa có thể được sử dụng để chuẩn bị cho việc chấm điểm cuối cùng.
8. Cập nhật OKRs thường xuyên
OKRs giúp Google xây dựng chiến lược toàn tổ chức – một số mục tiêu mà công ty đang cố gắng đạt được. Vì vậy, một số nhóm nhận thấy rằng OKRs được xem xét nhiều lần mỗi quý. OKRs đóng vai trò như công cụ hiệu chỉnh, mang đến cho mọi người cơ hội thích ứng với thông tin mới, bỏ qua các mục tiêu không khả thi và tập trung nhiều hơn vào các mục tiêu hiệu suất.
Tần suất kiểm tra của nhóm phụ thuộc vào thực tiễn kinh doanh, khả năng tiếp cận của nhóm và khả năng dự đoán kết quả dựa trên hiệu suất.
Các điều khoản bạn cần biết về OKRs
- Mục tiêu / Mục tiêu: Tham vọng đạt được, thường là trên ngưỡng khả năng. Có hai loại mục tiêu: mục tiêu cam kết (hoàn thành 100%) và mục tiêu truyền cảm hứng (hoàn thành 60-70%)
- Kết quả chính: Có thể đo lường và số
- Sự liên kết / Căn chỉnh: Các OKRs của nhóm phải phù hợp với các mục tiêu của công ty để làm việc theo cùng một hướng.
- Tính minh bạch / minh bạch: Tất cả các thành viên của tổ chức có thể theo dõi OKRs của nhau.
- Tham vọng / Tham vọng: Mục tiêu luôn ở trên ngưỡng khả năng
- Sáng kiến / Sáng kiến: nảy ra những ý tưởng mới để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao
- Có thể đo lường / Có thể đo lường: Kết quả chính được liên kết với các mốc quan trọng có thể đo lường bằng các con số cụ thể
- Giới hạn thời gian: Chu kỳ OKRs (bắt đầu, kết thúc)
- Sự tự tin / Sự tự tin: là một chỉ số cho biết các nhà lãnh đạo OKRs có tin rằng có thể đạt được các OKRs hay không. OKRs được coi là hoàn thành nếu bạn đạt được ít nhất 70% tiến bộ.
- Đăng ký / Đăng ký: Giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên về tiến độ công việc, các mục tiêu đã hoàn thành và các ưu tiên tiếp theo
- Chu kỳ OKRs / Chu kỳ OKRs: Tất cả thời gian triển khai OKRs, những gì chúng ta cần làm ở mỗi bước
- Chiến lược OKRs / OKRs chiến lược: Đây là những mục tiêu mà doanh nghiệp hy vọng có thể đạt được, thường được đặt ra trong vòng 1 năm
- CFR / Quản lý Hiệu suất Liên tục: Cuộc trò chuyện: Cuộc trò chuyện trực tiếp giữa người quản lý và nhân viên. Phản hồi: Giao tiếp hai chiều giữa nhân viên và quản lý hoặc giữa các nhân viên để đánh giá sự tiến bộ về OKRs. Sự công nhận: Sự công nhận và khích lệ những cá nhân làm tốt công việc.
Tải xuống Trang trình bày Hướng dẫn của Google – Hướng dẫn Thiết lập Mục tiêu OKRs
10. SlimCRM – Công cụ quản lý mục tiêu OKRs
Để có thể triển khai OKRs hơn bao giờ hết, doanh nghiệp của bạn sẽ cần một phần mềm OKRs, tuy nhiên các hệ thống OKRs của nước ngoài có nhiều bất cập về chi phí, quy trình phức tạp và không dễ sử dụng. (Vì mỗi nhà phát triển đi theo một hướng khác nhau dựa trên lý thuyết ban đầu) và trên thị trường hiện nay ít có giải pháp thuần Việt nào.
SlimCRM là một giải pháp quản lý được thiết kế theo quan điểm BSC, nơi các OKRs được thiết lập dựa trên quy trình tiêu chuẩn của Google, Nó không chỉ cho phép các doanh nghiệp thiết lập mục tiêu mà còn có thể được gắn vào công việc, cho phép các cá nhân và tổ chức theo dõi chúng trên diện rộng. Không chỉ vậy, khách hàng, cơ hội,… cũng được kết nối với nhau. Đây là điều làm cho SlimCRM khác biệt với các OKRs khác.