Tất cả chúng ta đều có quỹ thời gian 24 giờ, có người làm được những điều lớn lao, có người có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng sẽ có người lại cảm thấy thời gian trôi qua thật vô nghĩa. Tại sao lại như vậy? Phải, điều khác biệt duy nhất ở đây chính là cách quản lý thời gian của mỗi người.
Nếu bạn đang băn khoăn cách tăng suất cho công việc của mình, hãy cùng Thế giới marketing khám phá kỹ năng quản lý thời gian qua bài viết sau đây nhé.
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hành kiểm soát có ý thức các đơn vị thời gian dành cho một hoạt động hoặc trình tự cụ thể để cải thiện hiệu quả, hiệu suất hoặc năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát thời gian, giúp phân bổ thời gian hợp lý và trọn vẹn hơn để thực hiện các công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian của bạn càng tốt thì thời gian của bạn càng hiệu quả. Hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá bằng kết quả của việc hoàn thành, chứ không phải việc hoàn thành nó nhanh như thế nào.
Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp?
Các giá trị và đạo đức công ty được phản ánh trong các quyết định của lãnh đạo công ty và ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa và điểm mấu chốt của công ty.
Quản lý thời gian cải thiện hiệu suất và hiệu quả kinh doanh, và chủ sở hữu doanh nghiệp nên tiếp tục phát triển hoặc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của họ.
Lợi ích của việc quản lý thời gian kinh doanh
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà đối với tất cả mọi người. Các doanh nghiệp nhỏ không nên lãng phí thời gian do không biết cách quản lý thời gian dẫn đến kém hiệu quả.
Mặc dù lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng lớn. Tuy nhiên, những doanh nghiệp quản lý thời gian tốt có thể
- Hoạt động hiệu quả hơn trên tất cả các giai đoạn và quy trình của bạn.
- Nhanh chóng giải quyết các vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cải thiện ROI
Một số quy tắc giúp doanh nghiệp quản lý thời gian
Ưu tiên số 1
Ưu tiên các hoạt động bạn cần làm giúp bạn tập trung vào việc đạt được mục tiêu hàng ngày và mục tiêu tổng thể. Hãy tự hỏi bản thân rằng “Bạn cần hoàn thành điều gì hôm nay?”.
Xếp loại từng nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng hoặc ngày đến hạn của nó và bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ. Nếu có chuyện gì xảy ra trong ngày hôm đó, bạn cũng không cần phải lo lắng vì công việc quan trọng đã được thực hiện hết rồi.
# 2 Đặt mục tiêu có thể đo lường được
Điều này rất quan trọng đối với chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên.
Đặt mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn đo lường mức độ thành công trong sự nghiệp của mình. Điều này cũng sẽ giúp theo dõi tiến độ đã đạt được và hoàn thành đối với các mục tiêu này.
Với một công ty, bạn nên tự hỏi bản thân, “Tôi muốn doanh nghiệp của mình đứng vững”.
Tôi sẽ ở đâu trong năm tới? ”,“ Tôi cần đạt được bao nhiêu thu nhập để kiên định với mục tiêu của mình? ”
Câu trả lời cho các câu hỏi của bạn phải là các mục tiêu hữu hình và có thể đo lường được mà bạn có thể truyền đạt cho nhân viên của mình.
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả mà còn phải tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của công ty.
# 3 Lên kế hoạch trước
Lập kế hoạch trước ngay hôm nay có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt những lo lắng không cần thiết về tương lai.
Khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, bạn có thể bắt đầu phát triển một mốc thời gian có thể đạt được để đạt được mục tiêu đó.
Một phần quan trọng của việc lập kế hoạch là nó phải phù hợp với những gì bạn có thể đạt được và những gì bạn đã thực hiện trong dòng thời gian của mình.
Bạn cũng không nên cố gắng đáp ứng thời hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm bạn sản xuất.
Bạn cũng nên đặt ra thời hạn thích hợp cho nhân viên của mình, vì thường xuyên không hoàn thành thời hạn có thể khiến nhân viên thất vọng.
# 4 Yêu cầu trợ giúp khi bạn cần
Là chủ doanh nghiệp, thời gian của bạn nên được phân chia giữa các trách nhiệm dựa trên quy trình hoạt động hàng ngày và tình hình chung của doanh nghiệp.
Bạn nên biết khi nào bạn cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các thành viên trong nhóm để hoàn thành công việc và tiết kiệm thời gian. Nó cũng giúp thúc đẩy nhân viên của bạn khi họ cảm thấy có trách nhiệm và thử thách hơn.
Điều đầu tiên cần làm để tìm ra nhiệm vụ nào bạn có thể nhờ giúp đỡ và nhiệm vụ nào bạn không thể thực hiện là ước tính thời gian hoàn thành của người khác. Cần nhiều thời gian hơn để đánh giá lại những công việc này so với việc bạn tự làm.
Tích hợp công nghệ để tiết kiệm thời gian
Sự phát triển của công nghệ có thể giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lý tiết kiệm năng lượng và quản lý thời gian tốt hơn. Dưới đây là một số giải pháp công nghệ bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian kinh doanh của mình tốt hơn.
Trello
Giao nhiệm vụ và đặt thời hạn
Tóm lại, Trello là một tiện ích miễn phí để quản lý các tác vụ thông qua bảng, danh sách và thẻ.
Bạn chỉ cần tạo các bảng tương ứng với công việc và dự án mà bạn đang thực hiện. Trên mỗi bảng, bạn có thể tạo ghi chú hoặc mời những người tham gia dự án ghi chú và giao tiếp thông qua nhận xét.
Đây là một ứng dụng rất hữu ích để phân công công việc cho những phòng ban không quá lớn.
Quản lý quy trình cho các doanh nghiệp bán lẻ
2 Phần mềm quản lý doanh thu miễn phí là ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại di động mà bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng với điện thoại thông minh có hệ điều hành Android hoặc IOS. thegioimarketing.vn hỗ trợ bạn vượt trội trong quản lý bán hàng:
- Cung cấp tính năng quản lý đơn đặt hàng: Dễ dàng tạo và kiểm soát đơn đặt hàng dựa trên tiến độ đặt, phê duyệt, đóng gói, vận chuyển và hủy đơn đặt hàng
- Quản lý hàng tồn kho: nhập bao nhiêu, bán bấy nhiêu, chốt hàng, tránh thất thoát sản phẩm
- Quản lý nhân viên và khách hàng dựa trên thông tin cá nhân, thu nhập hàng ngày / hàng tháng
Nếu sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng thegioimarketing.vn, bạn hoàn toàn có thể kết nối API và kết nối tự động với hệ thống báo cáo quản lý của A1 Analytics.
A1 Analytics theo dõi hoạt động kinh doanh, đến từng doanh nghiệp
Đây là gói giải pháp xây dựng hệ thống báo cáo theo dõi hoạt động kinh doanh cho từng doanh nghiệp sử dụng công cụ A1 Analytics. Hệ thống có thể tích hợp tất cả các chỉ số từ Tiếp thị đến Bán hàng mà doanh nghiệp cần:
- Báo cáo để đánh giá và so sánh hiệu suất của các kênh tiếp thị
- Báo cáo và so sánh toàn diện về doanh thu, doanh thu, doanh thu của cửa hàng, chi nhánh, trực tuyến / ngoại tuyến
- Báo cáo về hiệu suất của nhân viên và tích hợp hệ thống cảnh báo khi nhân viên không đáp ứng KPI đúng hạn
- Báo cáo tình trạng còn hàng, tình trạng vận đơn, tình trạng đơn hàng đã hoàn thành, đơn hàng đã hủy, hàng bán chạy
Bạn có thể gặt hái nhiều lợi thế của việc quản lý thời gian hiệu quả khi xây dựng một hệ thống báo cáo chuyên sâu để đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất.
A1 Analytics cho Doanh nghiệp cung cấp cho các doanh nghiệp một giải pháp có thể giúp bạn xây dựng hệ thống báo cáo quản lý có thể
- Hỗ trợ tổng hợp, xử lý và hiển thị tất cả dữ liệu
- Xây dựng bởi các nhà phân tích dữ liệu cho nhu cầu phân tích của riêng bạn
- Liên tục cập nhật dữ liệu, chỉ xây dựng một lần
- Xây dựng quy trình nhập liệu trên toàn hệ thống
- Hướng dẫn doanh nghiệp của bạn cách sử dụng và phân tích báo cáo hiệu quả nhất.
- Sử dụng các công cụ do nhóm A1 Digihub xây dựng để tiết kiệm chi phí và chỉ cần xây dựng một lần.
- Nhân viên hỗ trợ nhanh chóng và nhanh chóng.
Để có thể xây dựng một hệ thống báo cáo hoàn toàn tự động bao gồm tất cả các số liệu cần thiết và được hiển thị dưới dạng biểu đồ và đồ thị nhằm giúp hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu, bạn cần liên hệ với các nhà phân tích của chúng tôi để xây dựng hệ thống báo cáo kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Hãy để lại thông tin của bạn để các chuyên viên phân tích dữ liệu của A1 có thể tư vấn cho bạn gói giải pháp báo cáo tự động tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn! Giúp bạn quản lý hiệu quả doanh nghiệp của mình, từ quản lý thời gian kinh doanh đến quản lý bán hàng, doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền, v.v.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian làm việc
2.1 giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Biết cách quản lý thời gian, sắp xếp sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày của mình theo thứ tự quan trọng và ưu tiên. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và kết hợp các công việc với thời gian có sẵn là một cách tiết kiệm sức lao động để làm việc.
Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày của mình theo mức độ quan trọng
Với cách tiếp cận này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện trước. Ngoài ra, sử dụng thời gian một cách khôn ngoan cũng có thể giúp bạn tăng khả năng sáng tạo qua các khoảng thời gian. Dành thời gian sắp xếp công việc hợp lý
2.2 Giảm căng thẳng và stress
Làm sao để vừa hiệu quả trong học tập, vừa làm việc và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời là cách quản lý thời gian hiệu quả . Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng, tránh căng thẳng “deadline”, hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Thêm vào đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho gia đình, chăm sóc sức khỏe và chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
2.3 Thêm thời gian để làm những gì bạn yêu thích
Thời gian là vô hạn, nhưng cuộc đời con người thì có hạn, chúng ta còn rất nhiều điều phải làm trong cuộc sống. Vì vậy, quản lý thời gian khoa học và hiệu quả có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn là ngủ, ăn và chăm sóc cá nhân, khi sắp xếp được thời gian, bạn sẽ dành thời gian cho bản thân và bạn sẽ có nhiều cơ hội để phát triển bản thân, học hỏi những điều mới, trải nghiệm những điều bạn chưa bao giờ làm trước đây, hoặc dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây là khoảng thời gian ý nghĩa và quý giá mà bạn không nên bỏ lỡ.
2.4 Hạn chế thói quen xấu
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sài lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.
2.5 Không mất quá nhiều công sức
Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung.Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?
3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc
3.1 Danh sách việc cần làm
Để quản lý thời gian hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần làm là lên danh sách những việc cần làm kèm theo thời hạn hoàn thành. Sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra các nhiệm vụ là một cách rất hiệu quả giúp bạn luôn cập nhật các dự án và nhiệm vụ cũng như giữ cho bản thân luôn ngăn nắp.
3.2 Kế hoạch làm việc
Lập kế hoạch là cần thiết để bạn hoàn thành mục tiêu, vì vậy hãy chú ý và đầu tư chi tiết. Khi bạn có một danh sách các công việc cần phải làm để đạt được mục tiêu của mình, nếu không có kế hoạch, bạn sẽ không biết mình phải đi đâu, cần gì và nên làm gì. Ngoài ra, việc lập kế hoạch có thể giúp bạn kiểm tra xem đã đạt được mục tiêu hay chưa và có giải pháp khắc phục nếu sai sót xảy ra. Chúng ta phải chia một công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và thời hạn. Dành một chút thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và quản lý công việc dễ dàng hơn.
3.3 Quản lý thời gian bằng cách ưu tiên công việc
- Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được thực hiện trước
- Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần làm tiếp theo
- Các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp được xếp vào một danh mục riêng
- Những thứ không quan trọng hoặc khẩn cấp được đặt ở cuối danh sách
Nhờ vậy, bạn sẽ không sợ bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn.
3.4 Ngăn chặn sự chần chừ
Chậm trễ trong công việc, chậm học tiếng Anh, chậm tập thể dục… Mỗi chúng ta hàng ngày đều tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch nào đó, thậm chí kế hoạch còn chưa được lên, kế hoạch đã được sắp đặt trước.
Sự chần chừ là một yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng công việc. Có thể điều này dẫn đến lãng phí thời gian và chất lượng công việc kém.
Đây được coi là một trong những kẻ thù tồi tệ nhất đối với sự thành công và hạnh phúc của bạn vì nó ngăn cản bạn thực hiện các mục tiêu mong muốn và hành động. Vì vậy, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ việc gì để làm việc hiệu quả hơn.
3.5 Thực hành Tập trung vào Quản lý Thời gian Hiệu quả
Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và công việc. Tập trung là một cách tuyệt vời để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm một việc gì đó, hãy dồn hết tâm sức và suy nghĩ cho công việc, điều này không chỉ mang lại kết quả công việc cao mà còn giúp ích cho bạn. Tiết kiệm rất nhiều thời gian. Để thực hành chánh niệm, bạn cần biết cách đặt mục tiêu với động cơ, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích não bộ ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã nêu
3.6 Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ
Đây là một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả cho một cá nhân hay tổ chức hiện nay. Chúng ta có thể sử dụng phần mềm để thay thế việc lập kế hoạch và lập lịch trình thủ công.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện Đáng tin cậy nhất hiện nay – Cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm Toolkit Workplace – một tập hợp các tính năng cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết cho công việc nội bộ và giao tiếp.
Các nguyên tắc cơ bản về Quản lý Doanh nghiệp Tổng thể
Với Workplace, người quản lý cũng như nhân viên có thể dễ dàng lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng. 1Office sẽ hỗ trợ người dùng lên kế hoạch công việc cụ thể, sát thực với thao tác đơn giản mà hiệu quả cao.
Người quản lý có thể dễ dàng phân công công việc cho những người hoặc nhóm người cụ thể dựa trên vị trí và bộ phận công việc. Khi nhiệm vụ hoàn thành, bài tập sẽ tự động được cập nhật vào lịch trình cá nhân. Điều này sẽ giúp nhân viên chủ động và tiết kiệm thời gian khi thay đổi công việc.
Người quản lý có thể dễ dàng phân công và giao việc cho nhân viên
Bên cạnh đó, mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình khoa học và trực quan như Gantt, Kanban giúp dễ dàng theo dõi công việc.Người dùng dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ công việc.Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng Deadline. Giải pháp của 1Office có thể sử dụng trên đa nền tảng khác nhau từ máy tính, điện thoại đến máy tính bảng. Bởi vậy, dù ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần kết nối Internet là nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ công việc của các Phòng ban/Vị trí.
Hơn nữa, 1Office sẽ tự động cập nhật báo cáo theo tiến độ, đầu việc để quản lý nắm được chi tiết tình hình công việc. Từ báo cáo, quản lý có thể đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác.
tự định nghĩa lịch biểu theo 2 dạng là lịch cá nhân và lịch công việc. Người dùng có thể chủ động thêm lịch để thuận tiện cho việc theo dõi và sắp xếp công việc của mình.
1Office tự định nghĩa lịch biểu theo 2 dạng là lịch cá nhân và lịch công việc. Người dùng có thể chủ động thêm lịch để thuận tiện cho việc theo dõi và sắp xếp công việc của mình.
Hệ thống tùy biến cài đặt cảnh báo thông minh theo các trường: Nhắc nhở người dùng khi có công việc, sắp đến lịch họp hay trễ lịch, giúp người dùng thuận tiện trong việc sắp xếp công việc của mình.
Bên cạnh đó, 1Office sẽ tự động đồng bộ lịch từ các phân hệ khác sang lịch cá nhân giúp nhân sự dễ dàng lên kế hoạch hoàn thành công việc. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa thời gian lên lịch của nhân sự, rút ngắn thời gian hoàn thiện công việc.
